INTRODUCCIÓN CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

MONICA es el programa de computador ideal para su negocio. Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana.

MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas, todo lo que necesita es un computador personal (ó una red de computadores) y listo!.

MONICA es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual completamente en castellano, no es una traducción de algún programa en inglés. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rápidos e instrucciones sencillas.

Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fácil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría con papel y lápiz, o con una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejemplo Ud. no necesita manejar los otros módulos o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y muchas veces términos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer una factura.

Características de MONICA 8.5

·         Mejorado para aceptar la contabilidad de su país. (NCF)

·         Al crear un artículo o cliente la secuencia del código puede ser automática.

·         Módulo de facturación ha sido mejorado.

·         Punto de venta (acepta lector de código de barras).

·         Conexión a Internet, puede enviar sus facturas, estimados, directamente del programa.

·         Impresión de códigos de barra de los productos del inventario.

·         Inventario con fechas de vencimiento.

·         Kardex ha sido mejorado para aceptar costeo promedio.

·         Módulo de cuentas por cobrar ha sido mejorado.

·         Contabilidad por terceros y fuentes.

·         Más de 15 nuevos reportes.

·         Mayor velocidad de trabajo.

·         Fácil instalación

·         Cálculo de comisión para vendedores.

·         Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por ejemplo Ud. puede definir   una Factura, Crédito fiscal, recibo.

·         Módulo contable ahora está integrado de una manera más eficiente al resto de módulos.

·         Copias de respaldo automáticas.

·         Etiquetas para los artículos del inventario.

·         Productos ahora pueden ser definidos como físicos, servicios, ocasionales.

·         Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor número de reportes financieros.

·         Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente.

·         Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato ASCII, Excel, Lotus.

·         Es más rápido de trabajar en redes Novell.

·         Punto de venta ahora permite mayor cantidad de impresora de recibos, gavetas de dinero.

Funciones principales del programa MONICA

FACTURAS

Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios números. De factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). Así mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son creadas. También puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto). Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.

INVENTARIOS

Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de ítems en sus archivos. Así mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en órdenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos.

CUENTAS POR COBRAR

Cuando Ud. vende al crédito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc. Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas.

CUENTAS POR PAGAR.

Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores les debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor.

CUENTAS CORRIENTES.

Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depósitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliación con el estado de cta. de su banco.

CONTABILIDAD.

Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable o utilizar la que viene diseñada especialmente para su país! el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupación de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario, Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance Tributario, etc.

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TMAX 2000

El Sistema TMAX 2000 PLUS, está conformado por los siguientes módulos, modular, multiusuario, multiempresa, multialmacen:

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Esta es la gestión o módulo principal del programa, ya que en él se recopila toda la información generada en las gestiones auxiliares para producir los informes contables (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Mayor General, etc.). Además, permite establecer el presupuesto detallado de la empresa y efectuar su seguimiento.

Ofrece informes tales como Balances, Mayor General, Diario, etcétera.

La Definición de Asientos permite que al usuario definir  reglas de integración y los esquemas de los asientos contables que regirán el flujo de información de los auxiliares a la contabilidad.

TESORERIÍ Y FINANZAS

Las opciones de Caja y Bancos manejan todo lo concerniente a los ingresos y egresos de dinero dentro del sistema, en estrecha relación con las gestiones de Cobros y de Pagos. Se sigue el principio contable de que todo ingreso, excepto las transferencias directas, debe pasar por la caja y posteriormente ser depositado en el banco.

Caja registra los movimientos que pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera Activa o Compras y Cartera Pasiva.

Bancos registra los movimientos de las Cuentas Bancarias. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera Activa o Compras y Cartera Pasiva.

Emite la conciliación de los movimientos bancarios según Libro (incluidos desde los editores de Tesorería y Finanzas, Cobros o Pagos) y los movimientos según Banco, presentados en el Estado de Cuenta mensual emitido por el banco

Lleva un control de chequeras (mediante la facilidad de indicar sólo el primero y el último cheque , si son consecutivos) de manera que los cheques utilizados puedan ser marcados bien sea directamente por el usuario o por el programa.

Entre los informes estándar provee Diarios, Estados de Cuentas, Informes de Conciliación, Informes de Disponibilidad, etc.

VENTAS Y CARTERA ACTIVA

Conjunto de funciones orientadas a mantener un control de la información concerniente a cada una de las fases de una venta, desde la emisión de una cotización, la recepción de un pedido, así como el registro de notas de entrega, facturas, facturas punto de venta y devoluciones. Interactúa con el módulo de Inventarios, y recibe información de punto de ventas  y actualiza el módulo de cuentas por cobrar, en el caso de ventas a crédito; o la caja o banco en el caso de ventas de contado. Es contabilizable automáticamente desde el módulo de contabilidad.

Asocia cotizaciones, pedidos, notas de entrega y facturas, agilitando con ello el proceso de registro de información y otorgando mayor consistencia y confiabilidad a la misma, uno o varios pedidos pueden ser entregados mediante una sola nota de entrega o facturados en una sola factura,  una o varias notas de entrega pueden ser facturadas en una sola factura.

El programa maneja las devoluciones como una factura con cantidades negativas. El reflejo de una devolución en cuentas por cobrar, caja, bancos o inventario será exactamente el negativo del reflejo de una factura.

En forma de pago al contado, tiene opciones de: efectivo, cheque, tarjeta, depósito o nota de crédito; se determina: días de vencimiento, a la fecha de vencimiento o mediante giros (Letras).

Permite especificar un descuento global y especificar cargos no sujetos al descuento global, emite cálculo de comisiones por vendedor, tipo de artículo, forma de pago, departamento y otros criterios; Genera informes de análisis de ventas por artículos, por clientes, por períodos,  por zonas, por vendedor, etc.

Cobros / Abonos / Cancelaciones

Realiza cancelaciones, abonos o notas de crédito sobre las cuentas por cobrar pendientes e introducir nuevos movimientos de facturas, giros o notas de débito, maneja vencimiento a fecha o cobros fraccionados periódicos (giros) y no periódicos.

COMPRAS Y CARTERA PASIVA

Conjunto de funciones orientadas a mantener un control de la información concerniente a cada una de las fases de una compra,  desde la emisión de una orden de compra, la recepción de un pedido, así como el registro de notas de entrega, facturas  y devoluciones. Interactúa con el módulo de Inventarios y  actualiza el módulo de cuentas por pagar, en el caso de compras a crédito; o la caja o banco en el caso de compras de contado. Es contabilizable automáticamente desde el módulo de contabilidad.

Se pueden traer órdenes de compra previamente registrada a una nota de recepción o bien nota de recepción y órdenes de compra a una compra. Para que el usuario seleccione los que desee. Se podrán hacer los cambios en cantidad que se estime conveniente. Si se especifica una cantidad menor que la copiada, quedará pendiente la cantidad restante y la misma podrá ser traída a un movimiento posterior.

Pago / Abono / Cancelación

Lleva el control cuentas por pagar, realiza cancelaciones, abonos o notas de crédito sobre las cuentas por pagar pendientes e introducir nuevos movimientos de compras, giros o notas de débito, maneja vencimiento a fecha o pagos fraccionados periódicos (giros) y no periódicos.

INVENTARIOS Y ENSAMBLAJE

Esta gestión realiza todas las operaciones necesarias para el manejo del inventario, incluido el ensamblaje de artículos.

Categorizan los artículos mediante grupos, ingresa fichas de los mismos con la información particular de cada uno de ellos: de precios, costos, descuentos, existencias mínimas, máximas si se aplica corrección monetaria, el programa ofrece la posibilidad de definir una tabla ilimitada de tarifas.

Lleva el control de movimientos del almacén. Estos movimientos pueden ser introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o cuando se requiere algún ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artículos.

Efectúa transferencias automáticas entre almacenes, si se ha elegido la opción multialmacén. El programa deduce la cantidad especificada de las existencias del almacén de origen y las añade al almacén de destino.

Se puede definir tabla de unidades equivalentes y el factor de conversión de las unidades básicas del inventario, tabla de almacenes, que permite introducir la los diversos almacenes en caso de haberse elegido la opción multialmacen al iniciar la empresa

Entre los informes estándar provee movimientos de almacén, movimientos por artículo (kardex), resumen de existencias, resumen de costos, etc.

ACTIVOS FIJOS

Controla  tanto a la existencia como  el valor real de los Activos Fijos en un momento específico, mediante funciones de reapreciación y depreciación automática, la aplicación de la corrección monetaria

Permite definir los Activos Fijos de la empresa, con el mismo sistema de codificación jerárquica que el plan de cuentas contable. Además de un código, el registro de cada activo y la captura de toda la información adicional para un mejor control de los mismos, pudiendo si es del caso añadir nuevos campos a la ficha de activo.

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Introducción

En uno de los programas Valores Humanos; el Dr. Arturo Uslar Pietri manifestó "Hace 50 años el 85 % de los venezolanos eran analfabetas. No sabían leer ni escribir. Actualmente el porcentaje se ha invertido. El 85% de los venezolanos saben leer y escribir, pero si no se toman las medidas necesarias, en los próximos 20 años surgirá un nuevo tipo de analfabetismo que producirá médicos, abogados, ingenieros y otros profesionales analfabetas. Ese nuevo tipo de analfabetas serán los que no tengan conocimientos de computación" (la cita no es textual).-Ese criterio de tan ilustre y venezolano, ha influido en mi decisión de incluir el presente trabajo.

Desde que en 1494, Fray Lucas Pacciolo difundía su teoría de la contabilidad por partida doble, han sido muchos los sistemas y procedimientos que se han aplicado para el registro contable de las operaciones realizadas por un ente, pero ninguno logro imponerse tan rápido, y hasta diría avasalladoramente, como los sistemas y procedimientos computarizados que han convertido en obsoleto a todos sus procesadores. Por otra parte debo advertirle que, de acuerdo con las tendencias laborales, le será difícil comenzar a trabajar y progresar en la profesión sin poseer conocimientos complementarios de computación.

¿Qué es la Contabilidad?

De acuerdo con las definiciones y el contenido hallamos demasiados criterios apoyados por unos y criticados por otros.

Para los europeos, especialmente para los italianos y los españoles, no hay duda de que la contabilidad es una ciencia y así la definen y sustentan con muy valederas y poderosas razones. En cambio, para los tratadistas de la escuela sajona no pasa de ser una técnica y ahora me toca a mí zambullirme en ese problema donde nadie parece ponerse de acuerdo con lo que hace, o quiere hacer o decir.

En la Argentina fueron varios los intentos hechos para pronunciarse sobre este tema y hasta se llegó a hacer un seminario al que se invitó a un filósofo para que emitiera su opinión. En mi caso, cuando terminó la exposición del orador creo que mi confusión fue mayor que antes de entrar. Por lo tanto, no sería de extrañar que tampoco pudiera aclarar mucho esta situación tan controvertida de la contabilidad, a pesar de que el mencionado filósofo negó el carácter científico sin llegar a ser claro en sus fundamentos ni exponer con la precisión que hubiera sido adecuada para saber cuando hay ciencia o no; para no volver por las ramas sin decir que es una ciencia, qué abarca una ciencia o definir la ciencia misma.

Cuatro vocablos están en discusión y lo primero que habría que hacer es conocer y analizar cada uno de ellos con detenida paciencia y observación. Esto son:

Ciencia:

Conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas.

Cuerpo de doctrina metódicamente formado y ordenado, que constituye un ramo particular del humano saber....

De acuerdo a la definición que antecede y al concepto de ciencia de esos dos primeros conceptos habría bastante para interpretar solamente con la frase de "conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas"

La contabilidad es un conocimiento cierto y adquirido y no es una suposición de hechos sin relevancia alguna. Interpreto que es el análisis de cada hecho y en todos se aplica un conocimiento adquirido y no supuesto ni abstracto. Si a veces no se dan con rigor científico muchas circunstancias como puedan ser las causales de las limitaciones, ello no significa que debemos renegar de nuestro propio conocimiento ni de los elementos que nos proporciona. Puede tratarse de problemas conexos que traen consigo los hechos mismos. El que los aviones vuelen no significa desconocer la ley de gravedad. El que en la Argentina haya inflación, desocupación y gran capacidad de ahorro no significa que estemos negando los problemas y soluciones económicas del mundo, somos lo que somos y por eso tenemos esas cosas que no existen en otros países.

La economía no es ni precisa ni exacta y sin embargo, se la considera ciencia.

La sociología, la política, etc. serían casos muy parecidos a éste.

La segunda forma de la definición es más precisa todavía cuando establece que es el "Cuerpo De Doctrina Metódicamente Formado Y Ordenado, Que Constituye Un Ramo Particular Del Humano Saber". Aquí es más terminante, es un saber o no es un saber; si no es un saber para que perdemos tiempo en Congresos Nacionales e Internaciones; para qué escribimos tantos libros y nos desesperamos si alguien opina en contra del ajuste integral por inflación, de los dividendos en acciones, de los valores corrientes o de cualquier otro tema si ello no es producto de un conocimiento, es una simple observación que aparentemente sólo sirve para hacer una registración contable; y yo me pregunto: ¿Es eso la contabilidad? Indudablemente a esa pregunta yo mismo me contesto y digo que la registración contable no es la contabilidad sino que es y se llama teneduría de libros; la contabilidad es algo más que esos simples asientos contables.

Tampoco analizan esos autores el campo que abarca la contabilidad que es mucho más amplio que el estrecho marco donde la desean encuadrar por lo cual tendríamos que separarla y analizarla desde tres puntos de vista.

    Contabilidad Pública

    Contabilidad Social

    Contabilidad Privada o Empresarial

En las tres hay aplicación de conocimientos adquiridos muy profundos; salvo que quien los usa no los considere así y en ese supuesto le agradeceríamos nos indicara como aplica y revela los hechos si no tiene conocimiento adquirido de ellos.

En contabilidad pública, todos los otros conocimientos que la tocan de frente o de costado toman el carácter de ciencia ya sea en las FINANZAS, en la economía, en la sociología o en cualquier otra ciencia social.

Durante muchos años hubo materias referidas a Contabilidad Pública y en un período muy especial se olvidaron de enseñarla y tal vez hayan tenido sus buenas razones.

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